Akuntansi dapat menjadi proses administrasi yang rumit, memakan waktu, dan membuat sakit kepala. Tetap saja, akuntansi tidak dapat disepelekan meski usaha yang dijalankan masih termasuk tahapan pemula. Beruntungnya, pengusaha pemula dapat menggunakan software akuntansi untuk mempermudah pekerjaan tersebut.

Saat ini, tersedia begitu banyak software akuntansi dengan berbagai pilihan. Beragamnya software akuntansi tersebut seharusnya tidak membuat seorang pengusaha bingung memilih, apalagi mengoperasikannya.

Sebagai pemula, ada fitur-fitur dasar software akuntansi yang perlu dipahami. Setiap software akuntansi memiliki fitur-fitur dasar tersebut. Fitur-fitur itu antara lain: membuat data perusahaan, membuat master item, membuat invoice, merekam invoice dari pemasok, merekam pengeluaran dan pemasukan serta membuat laporan keuangan.

Menggunakan Software Akuntansi

Berikut kami sajikan cara mudah memahami fitur-fitur dasar software akuntansi untuk usaha pemula:

Membuat Data Perusahaan

Membuat data perusahaan adalah langkah awal dalam mengoperasikan software akuntansi. Data-data yang dimasukkan adalah nama perusahaan, alamat, jenis usaha, kode cabang serta informasi seperti NPWP, nomor seri faktur pajak, nomor dan tanggal pengukuhan PKP, dan mata uang yang digunakan dalam transaksi. Setelah itu, diperlukan juga data kas, seperti kas kecil, kas di tangan, kas bank dan kas transfer/pos silang.

Tonton Video Berikut

Membuat Master Item

Membuat master item adalah kegiatan memasukkan data mengenai barang atau jasa yang dijual oleh perusahaan, lengkap dari kode barang hingga harga barang. Master item ini memberikan data lengkap tentang barang atau jasa.

Sehingga dapat memudahkan transaksi penjualan barang atau jasa. Misalnya, pebisnis tidak perlu mencari dan mencantumkan data barang satu persatu pada invoice. Baca Menggunakan Accurate 5

Data-data yang diperlukan dalam pembuatan master item ini adalah kode barang, barcode, nama barang, nama alias, tipe item, harga dan keterangan lainnya. Master item ini dapat diperbarui, diubah atau dihapus setiap saat.

Membuat Invoice

Dengan faktur penjualan atau invoice, Anda dapat membuat catatan tagihan yang harus dibayar oleh customer. Bukti tagihan juga dapat dikirimkan kepada customer melalui email atau diprint terlebih dahulu.

Merekam Invoice dari Pemasok

Dengan software akuntansi, Anda juga dapat menerima invoice dari orang lain. Invoice atau bukti tagihan ini dapat direkam juga ke dalam software akuntansi.

Biasanya, untuk tagihan yang dikirimkan kepada Anda, Anda harus memasukkan informasi seperti nama pemasok, alamat pemasok, nomor dan tanggal invoice, jumlah uang, jumlah dan harga barang, serta deskripsi lainnya.

Software akuntansi memudahkan Anda dalam melakukan pembayaran. Hal ini karena invoice yang masuk telah tersimpan di software.

Jadi Anda mengetahui berapa tagihan yang harus dibayarkan kepada pemasok. Anda tidak perlu repot mencari dan mengecek kertas invoice, seperti pada akuntansi secara manual. Sebab semua data telah tersimpan di software akuntansi Anda.

Merekam Pengeluaran dan Pemasukan (Arus Kas)

Bisa dibilang, salah satu kelebihan dari software akuntansi ini adalah memudahkan pebisnis membaca informasi keuangan perusahaan. Ketika ada pemasukan maupun pengeluaran, software akuntansi akan menunjukkan jumlah tagihan yang dibayarkan keluar dan tagihan yang dibayarkan perusahaan Anda.

Dengan mencermati besarnya tagihan masuk dan tagihan keluar, Anda dapat memperkirakan berapa banyak pemasukan Anda yang sebenarnya.

Membuat Laporan Keuangan Perusahaan

Dengan menggunakan software akuntansi, Anda dapat membuat laporan keuangan perusahaan tanpa bantuan jasa konsultan keuangan. Contoh laporan keuangan yang dapat dibuat di software akuntansi adalah laporan untung atau rugi, arus kas dan neraca saldo (balance sheet). Baca Menggunakan Aplikasi Accurate Pertama

Secara umum kegiatan yang harus dilakukan dalam pembuatan laporan keuangan perusahaan adalah menyusun laporan laba rugi, membuat laporan neraca, serta menyesuaikan dan menutup rekening.

Wah, ternyata akuntansi menggunakan software tidak begitu pelik ya? Hal yang perlu diingat, pilihlah software akuntansi yang mudah digunakan atau user friendly. Selain itu, lakukanlah evaluasi terhadap software akuntansi setelah digunakan dalam tiap periode, sehingga Anda dapat mengetahui software akuntansi yang Anda butuhkan.